Na wekenlange lockdowns, gevolgd door een versoepeling van de maatregelen, scherpte de overheid de coronaregels voorlopig weer aan. De afgelopen maanden zagen we dat een deel van de werknemers als het even kan weer terugkeert naar kantoor. Dit, omdat ze daar beschikken over de technologie die ze thuis niet hebben. Of face-to-face kunnen vergaderen. Of gewoon, omdat ze weer eens met collega’s willen kletsen. Zij zijn degenen die terugkeerden naar ‘het echte werken’. Veel andere werknemers kozen er om verschillende redenen voor om weg te blijven van kantoor; ze maken zich zorgen om hun persoonlijke veiligheid of zijn thuis productiever.
Nu medewerkers net zo makkelijk op kantoor, thuis of op een andere locatie werken, moeten bedrijven de juiste strategie ontwikkelen die de oude manier van werken combineert met dit nieuwe normaal. Met de juiste kennis en tools kunnen bedrijven de perfecte vergaderomgeving creëren voor collaboratieve en productieve werkprocessen voor alle medewerkers, op kantoor en thuis. Deze nieuwe, gecombineerde benadering van werk zal het succes van bedrijven de komende jaren gaan bepalen.
Omgevingsfactoren zoals ventilatie
Facilitair managers zullen zich moeten verdiepen in de invloed van omgevingsfactoren om zo een veilige en productieve werkplek te creëren. Het is in veel kantoren niet ongewoon om binnenlucht te recirculeren, omdat dit geld bespaart. Maar deze methode verhoogt wel de kans op overdracht van bacteriën en micro-organismen. De beste manier om te controleren hoe snel lucht wordt gerecirculeerd is door het kooldioxidegehalte te controleren. Dit geeft een indicatie van de luchtkwaliteit in onze kantoren. Is het kooldioxidegehalte binnen net zo hoog als buiten, dan weten we dat de vervuilende stoffen hun weg naar buiten hebben gevonden en wij in een veilige omgeving werken.
Het is, zeker in tijden van een pandemie, belangrijk dat facilitair managers de tools krijgen zodat ze deze factor kunnen meewegen bij het creëren van een veilige werkomgeving. Op basis van een beoordeling van het onderzoek ‘Creëer de perfecte vergaderomgeving’ door Sharp kan een lager kooldioxidegehalte de productiviteit bovendien met elf procent verhogen.
Samenwerken op afstand
Collega’s ondersteunen die vanuit huis werken is net zo belangrijk als collega’s op kantoor helpen. Sommige medewerkers die thuis werken voelen zich soms misschien wat geïsoleerd. Software en hardware die videobellen ondersteunen zijn cruciaal voor bedrijven die vooruit willen.
Goede video- en geluidsapparatuur voor zowel het thuiswerkende personeel als in de kantoor- en vergaderruimtes, helpt het verschil tussen het thuiskantoor en een professionele vergaderruimte te verminderen. Andere samenwerkingstools die echte directe conversaties mogelijk maken kunnen een goede vervanging zijn voor de snelle face-to-facegesprekken. Medewerkers verbonden houden met elkaar is essentieel. Niet alleen voor de productiviteit en samenwerking, maar ook om ze blij, verbonden en tevreden te houden.
Anderhalvemeterwerkplek
De anderhalvemetermaatregel is de grote aanjager geweest van alle veranderingen van de afgelopen paar maanden. Natuurlijk heeft dit ook gevolgen voor de werknemersdichtheid van de toekomstige werkplek. Uit een onderzoek van de British Council for Offices (BCO) blijkt dat de gemiddelde kantoorruimte tussen 2008 en 2018 met twee vierkante meter per persoon is afgenomen. Daar komt nog bij dat ook de ruimte tussen de bureaus kleiner is geworden. Dit zorgt niet alleen voor een krappe en oncomfortabele werkplek, maar maakt het ook moeilijker voor terugkerende werknemers om zich aan de anderhalvemetermaatregel te houden.
Andere delen van het kantoor moeten we opnieuw vormgegeven om aan de nieuwe standaarden van veilig werken te voldoen. Neem bijvoorbeeld printers. Het is gebruikelijk dat die bij elkaar op een plek staan waar mensen vaak langslopen. In de buurt van de koffiehoek bijvoorbeeld. Nu moeten ze juist beter worden verspreid om te voorkomen dat er te veel mensen bij elkaar staan.
Dit betekent niet dat we teruggaan naar de oude kantoorkamer. Maar eerder dat de kantoorruimte een open plek wordt waar minder mensen werken. Waar hoekjes zijn om je terug te trekken, en afgeschermde zitgedeelten of andere ruimtes waar we samenwerken. Je kunt ook een veilige en meer afgebakende omgeving creëren door te werken met open stellingkasten, beplanting of akoestische schermen.
Waar te beginnen?
Om deze nieuwe manier van werken te ondersteunen, moeten bedrijven over de juiste technologie en kantoormiddelen beschikken. Middelen die veilig en geschikt zijn voor de nieuwe opstelling. Dit betekent dat kantoren misschien anders ingedeeld moeten worden, dat er bureaus weg moeten en dat er minder mensen tegelijk op kantoor aan het werk kunnen. Het is essentieel dat zowel de mensen die op kantoor werken als degenen die dit vanuit huis doen, worden ondersteund met de juiste technologie voor een soepele communicatie.
Tot slot moeten we kijken naar factoren die mogelijk op een minder veilige werkplek duiden. Het Windows collaboration display van Sharp, met ingebouwde IoT-sensoren, beschermt medewerkers door bijvoorbeeld het kooldioxidegehalte te controleren. Facilitair managers kunnen hiermee het gebruik en de kwaliteit van de vergaderruimte monitoren en zelfs de bezetting van vergaderruimtes in de gaten te houden. Op die manier kunnen ze de anderhalvemetermaatregel goed naleven en de luchtkwaliteit van vergaderruimtes op peil houden.
Welke veranderingen bedrijven ook doorvoeren, ze moeten de opvattingen van voor de pandemie over werk zien te combineren met de nieuwe maatregelen, aanscherpingen en het werken op afstand. Dat is wat medewerkers inmiddels ook van een werkgever verwachten. Bedrijven die goed invulling weten te geven aan deze gecombineerde benadering, keren niet alleen terug naar het broodnodige ‘business as usual’. Ze krijgen er wellicht ook blijere en productievere werknemers voor terug die hun werk doen op de manier die het best bij hen past.
Wilbert Hendriks, Manager Marketing & Strategie bij Sharp Electronics Benelux
Het bericht Een nieuwe manier van werken: de gecombineerde aanpak verscheen eerst op Blogit.
.jpg)
